När ett företag börjar skicka e post från en webbplats eller applikation är det lätt att använda samma domän till allt. Om företaget använder example.se kan vanliga meddelanden komma från kontakt@example.se samtidigt som tusentals automatiska meddelanden skickas från samma domän.
Det fungerar tekniskt, men när volymerna växer finns det goda skäl att separera olika typer av e post.
Ett vanligt upplägg kan istället vara:
- example.se för företagets vanliga e post
- mail.example.se för automatiska utskick
- marketing.example.se för marknadsföring
- notifications.example.se för notifieringar från en applikation
Det handlar bland annat om avsändarrykte, leveransbarhet, autentisering och möjligheten att separera olika typer av kommunikation.
1. Vad är en subdomän för e post?
En subdomän är en del som placeras framför företagets huvudsakliga domän.
Om huvuddomänen är example.se kan företaget exempelvis skapa:
- mail.example.se
- marketing.example.se
- notifications.example.se
- orders.example.se
Subdomänen kan sedan konfigureras för en särskild typ av e post.
Amazon rekommenderar uttryckligen att företag överväger olika subdomäner för olika typer av kommunikation. Ett exempel från Amazon är att separera marknadsföringsmeddelanden och transaktionsmeddelanden på olika subdomäner.
2. Varför är avsändarrykte viktigt?
När du skickar e post försöker mottagande system avgöra om meddelandet är legitimt och om mottagaren sannolikt vill ha det.
Avsändarrykte är en del av detta. Amazon beskriver sender reputation som avsändarens trovärdighet och pålitlighet ur e postleverantörers och spamfilters perspektiv.
Problem kan exempelvis uppstå om många mottagare markerar meddelanden som spam, om utskick görs till dåliga eller gamla adresslistor eller om meddelanden regelbundet studsar.
Google rekommenderar bland annat att avsändare håller spamnivån som rapporteras i Postmaster Tools under 0,3 procent för utskick till Gmail.
3. Varför inte skicka all e post från huvuddomänen?
Föreställ dig att ditt företag använder example.se för vanlig kommunikation med kunder och leverantörer.
Samtidigt börjar marknadsavdelningen skicka stora mängder marknadsföring. Om dessa utskick får många spammarkeringar eller hamnar i spamfällor kan det påverka avsändarryktet.
Amazon rekommenderar därför att olika typer av kommunikation kan skickas från olika subdomäner. Enligt Amazon kan separata subdomäner utveckla egna avsändarrykten, vilket minskar risken att problem med exempelvis marknadsföringsutskick skadar ryktet för annan kommunikation.
Det betyder däremot inte att en subdomän gör huvuddomänen fullständigt immun mot problem.
4. En subdomän är inte ett fullständigt skydd för huvuddomänen
Det är viktigt att inte beskriva subdomäner som ett perfekt skydd.
Olika e postleverantörer kan väga domän, subdomän, IP adress och andra signaler på olika sätt. Google räknar dessutom meddelanden från samma primära domän tillsammans när företaget bedöms som bulkavsändare.
Om example.se skickar 2 500 meddelanden och marketing.example.se skickar ytterligare 2 500 meddelanden till personliga Gmail konton under samma dygn kan Google alltså betrakta avsändaren som en bulkavsändare eftersom båda tillhör samma primära domän.
Se därför subdomänen som ett sätt att separera e postflöden och minska risk, inte som en metod för att helt isolera huvuddomänen från allt som händer med utskicken.
5. Separera marknadsföring och transaktionsmeddelanden
Alla automatiska meddelanden har inte samma funktion.
Transaktionsmeddelanden kan exempelvis vara:
- bekräftelse efter registrering
- återställning av lösenord
- betalningsbekräftelser
- kvitton
- orderbekräftelser
- viktiga kontonotifieringar
Marknadsföringsmeddelanden kan istället vara kampanjer, nyhetsbrev, erbjudanden och annan kommunikation som skickas till många mottagare.
Det finns därför en praktisk poäng med att separera dessa flöden.
Ett företag skulle exempelvis kunna använda notifications.example.se för viktiga systemmeddelanden och marketing.example.se för marknadsföring.
Det gör dessutom infrastrukturen tydligare. Om ett visst flöde börjar få många studsar eller klagomål blir det enklare att identifiera vilken typ av utskick problemet kommer från.
6. SPF, DKIM och DMARC är minst lika viktiga
Att skapa en subdomän räcker inte. E posten behöver också autentiseras korrekt.
Tre viktiga begrepp är SPF, DKIM och DMARC.
SPF används för att ange vilka servrar som får skicka e post för en domän. DKIM använder en digital signatur som gör det möjligt för mottagande system att verifiera att meddelandet har skickats av en auktoriserad avsändare och inte förändrats på vägen.
DMARC bygger vidare på SPF och DKIM och hjälper domänägaren att ange hur meddelanden som inte klarar autentiseringen ska hanteras.
Google kräver SPF eller DKIM för alla avsändare som skickar till Gmail. För bulkavsändare kräver Google SPF, DKIM och DMARC samt ytterligare krav kring bland annat avregistrering och spamnivå.
7. Vad räknas som en bulkavsändare hos Gmail?
Google beskriver en bulkavsändare som en avsändare som skickar omkring 5 000 eller fler meddelanden till personliga Gmail konton inom ett dygn.
Det är viktigt att förstå att meddelanden från samma primära domän räknas tillsammans.
Det innebär att du inte kan skapa flera subdomäner enbart för att försöka kringgå Googles gräns för bulkavsändare.
För företag som skickar stora volymer är det därför viktigt att följa Googles krav för autentisering, avregistrering och spamnivå oavsett hur subdomänerna är strukturerade.
8. Hur fungerar detta med Amazon SES?
Amazon Simple Email Service, vanligtvis kallat Amazon SES, är en tjänst från AWS för att skicka e post från applikationer och andra system.
SES kan användas för exempelvis:
- registreringsmeddelanden
- notifieringar
- orderbekräftelser
- lösenordsåterställningar
- marknadsföringsutskick
- andra automatiska e postflöden
Amazon SES har stöd för en egen MAIL FROM domän. Istället för att använda Amazons standarddomän kan företaget konfigurera en subdomän som det själv äger.
Amazon kräver då bland annat DNS konfiguration för den valda subdomänen.
9. Vad är MAIL FROM och varför skiljer det sig från From?
Här finns en detalj som lätt skapar förvirring.
Ett e postmeddelande har en From adress som mottagaren normalt ser, exempelvis notifications@example.se.
Det finns också en MAIL FROM adress, ibland kallad envelope sender, bounce address eller Return Path. Den används bland annat av e postsystem för att hantera studsar och andra felmeddelanden.
Amazon SES använder normalt en subdomän under amazonses.com som MAIL FROM. Om du vill använda din egen domän kan du konfigurera en egen MAIL FROM subdomän.
10. Så sätter du upp en egen MAIL FROM subdomän i Amazon SES
Den exakta processen beror på hur företagets DNS och AWS miljö är konfigurerade, men principen är relativt enkel.
Först verifierar du den domän eller identitet som ska användas i Amazon SES.
Därefter väljer du en subdomän för MAIL FROM, exempelvis mail.example.se.
Amazon SES ger sedan de DNS poster som behöver läggas till hos företagets DNS leverantör. För en egen MAIL FROM domän kräver SES bland annat en MX post och en SPF post.
När Amazon kan verifiera posterna kan subdomänen användas som egen MAIL FROM domän.
Om företaget använder Amazon Route 53 för DNS kan konfigurationen i vissa fall göras direkt från AWS miljön.
11. Ska man använda mail, marketing eller notifications?
Det finns inget enda namn som alla företag måste använda. Namnet bör istället beskriva syftet och passa företagets struktur.
Ett enkelt upplägg kan vara:
- mail.example.se för generella automatiska utskick
- notifications.example.se för systemnotifieringar
- marketing.example.se för marknadsföring och kampanjer
- orders.example.se för orderrelaterad e post
Ett mindre system behöver inte skapa en mängd subdomäner bara för sakens skull. Om applikationen endast skickar registreringsmeddelanden och lösenordsåterställningar kan en enda tydlig subdomän vara fullt tillräcklig.
När volymerna och antalet olika typer av meddelanden växer kan det däremot bli mer värdefullt att separera flödena.
12. Glöm inte studsar och spamklagomål
En bra teknisk konfiguration löser inte problemet med en dålig mottagarlista.
Om företaget fortsätter skicka till adresser som inte finns, till personer som inte vill ha meddelandena eller till gamla listor med låg kvalitet kan avsändarryktet fortfarande försämras.
Amazon rekommenderar bland annat att företag arbetar aktivt med sina adresslistor och hanterar studsar och klagomål.
För marknadsföring bör det också vara enkelt för mottagaren att avsluta prenumerationen. Google kräver one click unsubscribe för marknadsföringsmeddelanden och prenumerationsbaserade meddelanden från bulkavsändare till Gmail.
13. Ett praktiskt exempel
Anta att ett företag driver en webbaserad tjänst på example.se.
Företagets medarbetare använder vanliga adresser som namn@example.se för personlig kommunikation.
Applikationen skickar samtidigt automatiska meddelanden om nya konton, betalningar och notifieringar.
Istället för att blanda all kommunikation kan företaget konfigurera en separat subdomän för applikationens e post och använda en tjänst som Amazon SES för utskicken.
Om företaget senare börjar skicka större mängder marknadsföring kan ytterligare en separat subdomän användas för det flödet.
På så sätt blir infrastrukturen tydligare och olika typer av utskick kan hanteras och övervakas separat.
14. När behöver ett företag hjälp med e postinfrastruktur?
För ett litet projekt kan konfigurationen vara ganska enkel. När systemen blir större kan e post däremot snabbt bli en viktig del av infrastrukturen.
Det kan då behövas hjälp med exempelvis:
- Amazon SES
- DNS konfiguration
- SPF
- DKIM
- DMARC
- hantering av studsar och klagomål
- transaktionsmeddelanden
- marknadsföringsutskick
- integration med webbapplikationer
- övervakning av leveransbarhet
Felaktig konfiguration kan innebära att viktiga meddelanden hamnar i spam eller inte levereras alls. För system där exempelvis lösenordsåterställningar, betalningsinformation eller kundnotifieringar skickas via e post kan detta bli ett betydande problem.
15. Hitta hjälp med Amazon SES och e postlösningar via Swivrr
Om ditt företag behöver hjälp med att sätta upp Amazon SES, konfigurera en subdomän, implementera SPF, DKIM och DMARC eller bygga e postfunktioner i en webbapplikation kan du publicera projektet på Swivrr.
Swivrr hjälper dig även att formulera projektbeskrivningen och ger en prisuppskattning utifrån projektets omfattning. Det kan vara särskilt användbart för tekniska projekt där du vet vilket problem som behöver lösas men inte exakt vilka tekniska komponenter som krävs.
Därefter kan du få offerter från verifierade leverantörer och jämföra deras pris, kompetens, erfarenhet och tidigare arbeten innan du väljer vem du vill samarbeta med.
Kommunikation och kontrakt signering sker direkt på Swivrr, allt på ett ställe. För dig som beställare är det gratis att publicera ett uppdrag och jämföra leverantörer.
Sammanfattning
Företag som skickar automatiska meddelanden eller stora mängder e post bör tänka på hur utskicken separeras från företagets övriga kommunikation. Att använda olika subdomäner för exempelvis transaktionsmeddelanden och marknadsföring kan hjälpa till att separera avsändarrykte och minska risken att problem i ett utskicksflöde påverkar andra.
En subdomän är däremot inte ett fullständigt skydd för huvuddomänen. Bra leveransbarhet kräver också korrekt autentisering med SPF, DKIM och DMARC, bra mottagarlistor, hantering av studsar och klagomål samt att mottagare enkelt kan avsluta marknadsföringsutskick.
Med tjänster som Amazon SES går det att skapa en professionell e postinfrastruktur där företagets egna subdomäner används för olika typer av automatiska utskick.
Källor och resurser
- Amazon Web Services, Maintaining a positive sender reputation
- Amazon Web Services, Using a custom MAIL FROM domain
- Amazon Web Services, Authenticating Email with SPF in Amazon SES
- Amazon Web Services, DMARC authentication in Amazon SES
- Google, Email sender guidelines
- Google, Email sender guidelines FAQ
