Att skriva en tydlig offertförfrågan är en av de viktigaste delarna i ett digitalt projekt. En bra förfrågan gör det enklare för leverantörer att förstå vad som ska byggas, vilket leder till mer träffsäkra priser, kortare ledtider och färre missförstånd. Här går vi igenom hur du formulerar en professionell offertförfrågan som ger relevanta och jämförbara svar från rätt leverantörer.
1. Vad är en offertförfrågan för digitala tjänster
En offertförfrågan är en sammanställning av behov, mål, funktioner och förväntningar för ett kommande projekt. För digitala projekt som webbplatser, appar, AI lösningar eller interna system är detta dokument extra viktigt eftersom tekniken kan vara komplex och tolkas olika av olika leverantörer.
Ett vanligt problem är att företag skriver alldeles för korta eller otydliga underlag. Det leder till att leverantörer måste gissa, vilket i sin tur skapar osäkra priser och stor variation mellan offerterna.
2. Varför leverantörer behöver ett tydligt underlag
Digitala leverantörer baserar sin offert på fyra huvudsakliga faktorer: omfattning, funktioner, integrationer och tidsplan. Om någon av dessa delar är oklar kan priset skilja sig kraftigt mellan olika aktörer. En tydlig offertförfrågan löser detta genom att:
- Beskriva målet med projektet
- Identifiera användarna och deras behov
- Klargöra funktioner, flöden och krav
- Lista integrationsbehov
- Ge en realistisk tidsplan
Ju tydligare du är, desto mer träffsäkra offerter får du.
3. Nyckeldelar i en bra offertförfrågan
Projektets mål
Förklara varför projektet startas och vilken nytta det ska ge verksamheten. Till exempel att öka försäljningen, minska administration eller förbättra kundupplevelsen.
Målgrupp och användare
Beskriv vem som ska använda tjänsten. Är det kunder, interna medarbetare, återförsäljare eller partnerföretag
Funktioner och användarflöden
Lista tydligt vad tjänsten ska kunna göra. Exempel:
- Inloggning och behörighetsnivåer
- Formulär eller beställningsflöden
- Pushnotiser, betalningar eller bokning
- Dashboard eller rapporter
Förklara gärna flöden steg för steg. Det gör det mycket lättare för leverantören att förstå helheten.
Integrationer
Här anger du vilka system lösningen ska kopplas samman med. Det kan handla om CRM, ERP, betalningslösningar, kalender, datalager eller APIer. Integrationer är en av de största kostnadsdrivarna, så tydlighet är viktigt.
Tekniska krav och begränsningar
Exempelvis krav på GDPR, säkerhet, hosting, driftsäkerhet eller framtida skalbarhet.
Tidsplan
Leverantörer behöver veta om du har en fast deadline eller om projektet kan delas upp i etapper.
Budgetintervall
Ett ungefärligt intervall gör att leverantörer kan föreslå lösningar som matchar dina förutsättningar.
4. Vanliga misstag företag gör
- För kort projektbeskrivning vilket leder till uppskattade eller “gissade” priser
- Fokus på teknik i stället för mål och användare
- Otydliga integrationskrav
- Ingen prioritering mellan måste och kan vara bra att ha
- Ingen mall eller struktur vilket gör förfrågan svår att tolka
Dessa misstag är anledningen till att två leverantörer ibland lämnar offerter som skiljer sig med flera hundra procent.
5. AI som hjälp för att skapa bättre offertförfrågningar
Idag använder allt fler företag AI för att få hjälp att skriva sina projektbeskrivningar. Ett AI verktyg kan:
- Ställa följdfrågor som säkerställer att viktiga delar inte saknas
- Föra in struktur och rubriker automatiskt
- Identifiera integrationsbehov och tekniska beroenden
- Ta ett vanligt problem och förvandla det till tydliga krav
Swivrr använder denna typ av AI stöd för att hjälpa företag skapa tydliga förfrågningar innan de publicerar ett uppdrag. Det ger leverantörer bättre underlag och mer träffsäkra offerter.
6. Exempel på hur en tydlig offertförfrågan kan se ut
Här är en förenklad struktur som många leverantörer uppskattar:
- Beskrivning av företaget
- Projektets mål
- Målgrupper
- Lista över funktioner
- Flödesbeskrivning
- Integrationer
- Tekniska krav
- Tidsplan
- Budgetintervall
Ju mer av ovanstående du täcker desto lättare blir det för leverantören att lämna en seriös och tydlig offert.
7. Sammanfattning
En bra offertförfrågan är avgörande för att lyckas med digitala projekt. Ju tydligare du beskriver mål, funktioner, användare och integrationer desto bättre svar får du. Med hjälp av AI och plattformar som Swivrr kan företag skapa professionella underlag på några minuter och få offerter från relevanta och verifierade leverantörer.
