När företag växer blir det snabbt svårt att hålla ordning på kunder, leads, affärer och uppföljningar. Många använder kalkylark eller mejltrådar långt efter att verksamheten egentligen har behov av ett mer strukturerat arbetssätt. Ett CRM system kan lösa detta, men utbudet är stort och det är inte alltid lätt att veta vilket system som passar bäst. I den här guiden går vi igenom hur företag kan välja rätt CRM system baserat på sina faktiska behov.
1. Vad är ett CRM system och varför behövs det
CRM står för Customer Relationship Management och är ett system som samlar information om kunder, leads och affärer på ett ställe. Syftet är att skapa bättre överblick, förbättra uppföljning och göra försäljningsprocessen mer strukturerad.
Ett CRM system används ofta för att:
- hålla ordning på kundkontakter
- följa affärer från första kontakt till avslut
- påminna om uppföljningar
- samla historik kring kundrelationer
2. Identifiera företagets behov innan ni väljer system
Det vanligaste misstaget företag gör är att välja ett CRM system baserat på funktioner istället för behov. Alla företag behöver inte ett avancerat system.
Börja med att svara på:
- ska CRM användas främst för försäljning eller även för support
- hur många användare ska jobba i systemet
- behöver ni rapporter och statistik
- ska systemet integreras med andra verktyg
3. Enkelt eller avancerat CRM
För mindre företag räcker ofta ett enklare CRM system med grundfunktioner. För större organisationer kan mer avancerade lösningar vara nödvändiga.
Enklare CRM system
- snabbt att komma igång
- lägre kostnad
- färre funktioner men hög användarvänlighet
Mer avancerade CRM system
- stöd för komplexa försäljningsprocesser
- avancerad rapportering
- möjlighet till anpassning och integrationer
4. Integrationer är ofta avgörande
Ett CRM system fungerar sällan isolerat. Det behöver ofta kopplas ihop med andra verktyg för att skapa ett effektivt flöde.
Vanliga integrationer är:
- e post och kalender
- marknadsföringsverktyg
- ekonomisystem
- support och ärendehantering
Ju fler integrationer som krävs desto viktigare är det att systemet är flexibelt.
5. Användarvänlighet slår funktionalitet
Ett CRM system som inte används skapar inget värde. Därför är användarvänlighet ofta viktigare än mängden funktioner.
Systemet bör:
- vara enkelt att förstå
- kräva minimal utbildning
- fungera bra i vardagen
6. Kostnad och licensmodell
CRM system prissätts ofta per användare och månad. Det är viktigt att förstå hur kostnaden utvecklas när företaget växer.
Tänk på:
- kostnad per användare
- extra kostnad för integrationer
- eventuella start eller implementationsavgifter
Ett billigt system kan bli dyrt om det kräver mycket anpassning eller extern hjälp.
7. Vanliga misstag företag gör
Många CRM projekt misslyckas av samma orsaker:
- man väljer ett för avancerat system
- användarna involveras inte
- processer är otydliga
- för lite tid avsätts för införande
8. Swivrr kan hjälpa
Om ditt företag behöver hjälp att välja eller implementera ett CRM system kan du lägga upp ett uppdrag på Swivrr. Med hjälp av Swivrrs AI får du stöd att formulera behovet och blir därefter kopplad till verifierade leverantörer och experter som kan guida dig till rätt lösning. Du kan jämföra offerter, ställa frågor och kommunicera direkt i plattformen helt gratis.
Sammanfattning
Ett CRM system kan skapa struktur, bättre uppföljning och starkare kundrelationer om det väljs rätt. Genom att utgå från företagets behov, prioritera användarvänlighet och förstå kostnadsbilden blir det enklare att hitta en lösning som verkligen används. Med stöd från Swivrr kan företag snabbt komma i kontakt med rätt expertis och undvika vanliga misstag vid valet av CRM system.
